POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TITULO I. GENERALIDADES

CAPITULO I. PRESENTACIÓN, MARCO LEGAL Y ALCANCE

Artículo 1. Con el ánimo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación la Compañía se permite ponerle al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia que FIXTTER S.A.S., realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.

De conformidad con lo dispuesto por nuestra Constitución Política en su artículo 15 y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), la Compañía se ha planteado una fuerte y clara política de privacidad y protección de sus datos personales, es así como, NO obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con FIXTTER S.A.S., incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que se permitan suministrar voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado todos y cada uno de los datos expuestos a la compañía.

Por otra parte, se reitera que la presente política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias; y que la misma, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de FIXTTER S.A.S., es decir, será aplicada en el ejercicio de actuaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas las demás actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

CAPITULO II. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Artículo 2. El tratamiento de datos personales en FIXTTER S.A.S., se regirá por los siguientes principios:

1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular conservando los postulados señalados en la constitución y la ley.
2. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se realizará ninguna acción que involucre el ejercicio del Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FIXTTER S.A.S., o del Encargado del Tratamiento que la Compañía designe, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados de conformidad con las disposiciones contenidas en el marco legal aplicable.
6. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FIXTTER S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO ÚNICO: Conforme a la disposición contenida en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, por tanto, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento, y el mismo sólo será permitido en la aplicación de las excepciones planteadas por la misma norma y desarrolladas por las políticas de tratamiento aquí presentadas.

CAPITULO III. DEFINICIONES

Artículo 3. Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normativa legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

1. a) Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
2. b) Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
3. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
4. d) Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
5. e) Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
7. g) Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
8. h) Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre
9. i) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
10. j) Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
11. k) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
12. l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

CAPITULO IV. GENERALIDADES Y CATEGORÍAS ESPECIALES DE LOS DATOS

Artículo 4. CONTENIDO DE BASES DE DATOS. En las bases de datos de FIXTTER S.A.S., se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, FIXTTER S.A.S.,  puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Artículo 5. DATOS SENSIBLES. FIXTTER S.A.S., restringirá el tratamiento de los datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable, y solicitara consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, excepto cuando:

1. a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

PARÁGRAFO UNICO: FIXTTER S.A.S., cumple con las siguientes obligaciones: a) informar al titular sobre cuales datos objeto de tratamiento son de carácter sensible, la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso del titular; b) informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento, c) informar al titular de manera explícita y clara los requisitos para la autorización de la recolección de cualquier dato sensible; d) no condicionar, salvo mandato legal, ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles.

Artículo 6. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: a) Responder y respetar el interés superior de los menores b) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. c) Atender las opiniones de los niños, niñas y adolescentes cuando cuenten con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

PARÁGRAFO ÚNICO: Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente concederá la respectiva autorización, estimando las opiniones del menor a partir de la madurez, autonomía y capacidad que demuestre para entender el asunto. El responsable y encargado involucrado en el tratamiento de datos personales deberá velar por su uso adecuado.

La Constitución Política de Colombia prevé en sus artículos 44 y 45 y en el código de la infancia y la adolescencia, que los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado.

TITULO II. DEBERES, AVISO DE PRIVACIDAD Y CRITERIO DIFERENCIAL

CAPITULO I. DEBERES DE FIXTTER COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Articulo 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Los obligados a ejecutar y materializar las disposiciones contenidas en esta política deben tener a consideración que FIXTTER S.A.S., como sociedad legalmente constituida y sujeta a las normas legales vigentes está obligada a cumplir las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del  Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 8. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO:

Cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza eltratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

1. a) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
2. b) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
3. c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. d) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
5. e) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
6. f) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
7. g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
8. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 9. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO:

2013. a) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
2014. b) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2015. c) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
2016. d) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
2017. e) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
2018. f) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Artículo 10.  AVISO DE PRIVACIDAD:

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través del aviso de privacidad se pone en conocimiento al Titular de la siguiente información:

1. a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. c) Los derechos del titular.
4. d) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
5. e) El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

TITULO III. DISPOSICIONES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

CAPITULO I. FINALIDADES

Artículo 11. FINALIDADES DEL RESPONSABLE: Los Datos Personales manejados por FIXTTER S.A.S., mantendrá el tratamiento según las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

Clientes:

1. a) Llevar a cabo las obligaciones derivadas de la relación contractual existente con los clientes, proveedores y trabajadores;
2. b) Prestar los servicios solicitados por los clientes de conformidad con las necesidades particulares y concretas de cada uno de ellos.
3. c) Mantener comunicación constante con los clientes, con el fin de permitir el intercambio de información relevante para la toma de decisiones, cumplir con obligaciones pactadas.
4. d) Enviar publicidad y oferta de portafolio de servicios ofrecido por la Compañía, presentar brochure de servicios y otros mecanismos de oferta.
5. e) Mantener las bases de datos de los clientes y colaboradores de clientes actualizadas.

Empleados:

1. a) Desarrollar, implementar y ejecutar planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo, así como bienestar social al interior de la Compañía.
2. b) Desarrollar procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral.
3. c) Administrar, compilar y actualizar la información relacionada con datos personales de los empleados contenidos en bases de datos de la Compañía; lo cual permite determinar perfiles laborales, cargos, ascensos, realizar afiliaciones en el Sistema de Seguridad Social, etc.
4. d) Realizar el pago de obligaciones contractuales contraídas en virtud a la vinculación laboral.

Contratistas y Proveedores:

1. a) Realizar el pago de obligaciones contractuales y/o comerciales a proveedores, contratistas con contratos de prestación de servicios.
2. b) Mantener la información contenida en las bases de datos de los contratistas y proveedores, actualizadas.

Accionistas:

1. a) Mantener comunicación con los accionistas para permitir la socialización y toma de decisiones al interior de la Compañía.
2. b) Efectuar cabalmente el registro de los accionistas en los respectivos libros inscritos en cámara de comercio.
3. c) Ofrecer atención constante y directa sobre las solicitudes de información que pueda realizarse ante las directivas de la Compañía.
4. d) Mantener actualizada y atenta a las disposiciones vigentes sobre habeas data, toda la información de las bases de datos de accionistas.

Finalidades Generales:

1. a) Procesos de gestión documental y archivo, actualización, protección y custodia de la información que reposa en la Compañía.
2. b) Remitir información a autoridades públicas o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
3. c) Gestionar la información necesaria para efectuar las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Compañía.
4. d) Soportar procesos de auditoria interna y externa.
5. e) Cualquier otra finalidad que resulte indispensable o conexa al desarrollo del contrato o de la relación existente entre el titular de los datos personales y la Compañía.

PARÁGRAFO PRIMERO. Respecto de los datos a) tomados de los documentos que suministran las personas al personal que presté el servicio solicitado y b) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de FIXTTER S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FIXTTER S.A.S., y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, los Datos personales tratados por FIXTTER S.A.S., serán utilizados de acuerdos a las finalidades descritas, y en consecuencia no procederemos a transmitir, licenciar, divulgar la información personal recolectada salvo que: a) el titular nos autorice expresamente para hacerlo; b) se necesario a fin de cumplir las obligaciones contractuales suscritas con usted; c) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, d) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la Compañía; e) sea requerido o permitido por la ley.

PARÁGRAFO SEGUNDO. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FIXTTER S.A.S., solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

CAPITULO II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE FIXTTER S.A.S.

Artículo 12. Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FIXTTER S.A.S:

1. a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de FIXTTER S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita en el momento en que así lo solicite, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento y deba notificarse de las mismas a los titulares.
2. b) Derecho de actualizar, rectificar y/o suprimir: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Este derecho podrá ejercerse, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento en atención a los presupuestos descritos en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
4. d) Derecho a ser informado, previa solicitud, respecto del uso de los datos personales objeto de tratamiento por parte de FIXTTER S.A.S.
5. e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
6. f) Derecho a Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
7. g) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos señalados con anterioridad, tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

CAPÍTULO III. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Artículo 13. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, FIXTTER S.A.S., solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

Artículo 14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a FIXTTER S.A.S.,  la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria no procederá cuando el Responsable se encuentre obligado legal o contractualmente a la conservación de dichos datos, esta excepción se hará efectiva durante los plazos establecidos en la ley. Si una vez cumplido el término legal para responder el reclamo del titular, FIXTTER S.A.S., no ha efectuado la supresión de los datos objeto de tratamiento, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

Artículo 15. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 PARÁGRAFO ÚNICO: Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en las disposiciones legales vigentes.

CAPITULO IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCER EL DERECHO DE LOS TITULARES

Artículo 16. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: EL ÁREA DE SERVICIOS AL CLIENTE de FIXTTER  S.A.S., será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el artículo 13 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e).

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá:

1. Enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico [email protected]
2. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos un comentario que identifique el dato se encuentra en proceso de reclamación y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho comentario deberá mantenerse hasta que el reclamo haya sido solucionado.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

Artículo 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FIXTTER S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información, aunado a las medidas de seguridad expuestas, se advierte que existirá inclusión en todos los medios contractuales de la empresa la correspondiente cláusula de confidencialidad y manejo de la información.

PARÁGRAFO ÚNICO. FIXTTER S.A.S., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, FIXTTER S.A.S., advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

CAPITULO V. GENERALIDADES SOBRE EL TRATAMIENTO Y POLITICAS

Artículo 19. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 FIXTTER S.A.S., procederá a publicar un aviso en su página web oficial https://fixtter.com  dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de FIXTTER S.A.S.

Artículo 20. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO. Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándoles del cambio a los titulares y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

Artículo 21. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS. FIXTTER S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho a la libertad de empresa y a la libre competencia. FIXTTER S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos cuando cumpla con la exigencia establecida, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto se expida por la entidad competente.

Artículo 22. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS: Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

Artículo 23. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de enero de 2019, y entra en vigencia a partir del día 15 de enero de 2019. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: [email protected] y con la respectiva publicación en la página web de la compañía https://fixtter.com